Nel Gestione delle informazioni, la Standard U.S. Federal1037C definisce una copia cartacea come copia originale, permanente, sotto forma di un oggetto elettronico, di un record non transitorio preparato per l'uso immediato da parte di un individuo, di dati memorizzati elettronicamente o trasmessi. In altre parole, può essere descritto come un file che non è utile solo come un pezzo di memoria di informazioni, ma anche conservato come se fosse un documento cartaceo. Su Internet, questo file viene spesso chiamato collegamento ipertestuale e rappresenta un collegamento a un altro sito web. Se il proprietario del sito ha fornito collegamenti sul suo sito Web ad altri siti Web, questi collegamenti sono chiamati collegamenti ipertestuali.
Il vantaggio principale della copia cartacea su Soft Copy è che possiamo vedere la definizione completa di ciò che sembra il documento. Abbiamo la possibilità di scegliere il layout della pagina esatto o anche la colorazione e altre opzioni di stampa. Questo non è il caso delle copie morbide. Con una copia soft non è possibile modificare il formato di pagina, la colorazione o altre opzioni di stampa, ad eccezione dell'utilizzo della stessa copia per scopi di backup. Ma possiamo modificare il contenuto del documento in un certo numero di modi, dire sostituendo una parola con un carattere diverso o anche evidenziando o sottolineando determinate porzioni.
Una copia cartacea non può essere copiata utilizzando una stampante Dot-Matrix, anche se viene utilizzata estensivamente per riprodurre i documenti. I libri stampati sono fatti premendo l'inchiostro su carta o inchiostri di plastica. Gli inchiostri sono contenuti all'interno del foglio di copertura del libro. La copia cartacea può essere duplicata solo utilizzando la stampante Dot-Matrix perché i libri stampati sono prodotti su piastre di stampa a getto d'inchiostro, coperti da un rivestimento speciale.
